“Ja, maar bij ons gaat dat niet werken” of “Bij ons gaat het anders”. Zomaar een paar reacties die we nogal eens horen wanneer we uitleggen welke lessen wij leerden wij over teamontwikkeling of besluitvorming in andere branches. “Bij ons werkt het anders.” Tuurlijk. Vast ook een beetje. Maar kijk eens naar de overeenkomsten tussen de vakgebieden. Ligt er dan niet stiekem een prachtige kans voor de ontwikkeling van jouw team- en of organisatie?
Mensen (en organisaties) willen graag speciaal zijn. Bijzonder. Anders dan anderen. In onze Westerse maatschappij is authenticiteit een groot goed. Originaliteit en diversiteit heeft ons gemaakt tot wat we zijn. Heterogene teams functioneren beter dan homogene teams en vrijheid van denken heeft ons op plekken gebracht waar we vijftig jaar geleden niet eens over durfden te dromen. Dus ja, iedereen en elke organisatie is bijzonder. Maar zijn we ook echt uniek? Moeten we allemaal onze individuele lessen leren? Het wiel steeds opnieuw uitvinden? Of kunnen we juist mèt en vàn elkaar leren? Over de branchegrenzen en vakgebieden heen? Ik denk van wel en leg je in dit artikel graag uit waarom ik dat denk.
Teamoverleg | Besluitvorming in de praktijk
Houdt gerust vast aan het idee dat jij als mens of organisatie bijzonder bent, maar koppel dat nu niet automatisch aan ‘uniek zijn’. Dan ontstaat er veel ruimte om te leren van anderen. Moedig nieuwsgierigheid bij jezelf en je team aan. Bijvoorbeeld door te denken: “Als het voor anderen werkt, zou het dan misschien ook voor ons kunnen werken?”. Natuurlijk enigszins aangepast op jouw organisatie/team/werkelijkheid. Maar in basis neem je de werkwijze over die door anderen voor jou zijn uitgevonden, ervaren en beproefd. Dan kun jij jouw focus en aandacht leggen op jullie eigen corebusiness en daarmee weer vooroplopen in dat vakgebied. Zodat anderen op hun beurt weer van jou en jullie kunnen leren. Samen verschillend sterk.
Sinds ik in 2015 mijn functie van Landmachtofficier bij Defensie verliet, heb ik vanuit Inn-spiratie al vele organisaties mogen leren kennen. Zorgorganisaties, bank- en verzekeringswereld, hulporganisaties, crisisbeheersing en commerciële partijen. Zeer divers. En toch ook zoveel overeenkomstige problematiek op het gebied van samenwerken en leiderschap.
In toenemende mate zie ik waar de -voor mij zo normale- processen en ideeën over leiderschap en samenwerken binnen Defensie, een grote toegevoegde waarde (kunnen) hebben. Uiteraard met kleine aanpassingen zodat ook de ‘civiele wereld’ zich erin herkent en er effectief mee kan zijn.
Besluitvorming met grote impact
Inzet van slimme samenwerkingsprocedures, bijvoorbeeld bij besluitvorming en de manier waarop je als organisatie omgaat met besluitvormingsprocessen. Natuurlijk begrijp ik dat een commerciële organisatie niet snel vijf werkdagen met twintig man een besluitvormingsproces gaat doorlopen. Toch wordt de koers van een bedrijf bepaalt door de keuzes die er gemaakt worden. Kleine èn grote keuzes. Hóe maken we die keuzes?
De basis van het besluitvormingsproces is altijd dezelfde en bestaat uit drie fases; beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-model). Door je bewust te zijn van deze fases en ze slim in te zetten, kun je van ‘intuïtieve’ naar gedegen besluitvorming. Dat zijn soms grote processen, met veel aandacht, tijd en middelen. Maar vaker nog kun je prima uit de voeten met een checklist, wat ervoor zorgt dat jij en je mensen aan de MT-tafel zeker weten dat je niets over het hoofd hebt gezien. Gedegen besluitvorming, betere resultaten.
Hetzelfde geldt voor de manier waarop Defensie hun teamontwikkeling aanpakt. Naast de ‘inhoud van het werk’ wordt een groot gedeelte van de tijd in de opleiding en begeleiding van leidinggevenden besteedt aan de principes over hoe je een sterk team kunt bouwen (teambuilding) en hoe jij daar als leider een rol en een verantwoordelijkheid in hebt. Jij bent er voor je team. En niet anders om.
Natuurlijk is de kans dat jij dagelijks met jouw team de poort uit gaat in een in een omgeving waar tegenstanders je willens en wetens kwaad willen doen, niet heel groot. Toch zijn er hier ook in Nederland vele teams te vinden die iedere dag een belangrijke rol spelen in het leven van anderen. Dagelijks kunnen zij het verschil maken. Als individu maar vooral als team. Zou jij dan niet ‘je beste team’ op willen stellen? Een team wat het beste van zichzelf geeft? Een team om trots op te zijn? Een team waar je bij wilt horen.
Lessen die hard binnenkomen
De manier waarop Defensie daarnaartoe traint (beter wordt) is anders, de principes blijven hetzelfde. Defensie is door oefenen en trainen maar ook door schade en schande wijs geworden. Soms zijn deze lessen op de hardst mogelijke manier geleerd. Maar deze lessen zijn wel geleerd. Al decennia lang. Zouden de principes achter deze lessen misschien ook van toepassing kunnen zijn op de ontwikkeling van jou als leider, jouw team en/of jullie organisatie? Kun jij door de camouflagepakken en korte kapsels heen kijken en zien welke menselijke samenwerkprocessen erachter verscholen liggen?
En nee, Defensie is niet perfect. Ik zal de laatste zijn die dat beweerd. Niet voor niets dat we bij Inn-spiratie juist ‘het beste van twee werelden’ proberen te combineren. Maar er zijn wel degelijk zaken die vanuit Defensie te leren zijn. Maar dan moet je er wel voor open staan.
Want stel nou dat het lukt?!
Heel veel succes en plezier met de ontwikkeling van jouw team!
Met inspirerende groet,
Rob Rulkens
Managing Partner | Interim Manager | Procesbegeleider
Wil jij meer weten over hoe de ervaringen van Defensie, gecombineerd met die uit het bedrijfsleven, jou kunnen helpen bij bijvoorbeeld teamontwikkeling of besluitvorming?
Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@inn-spiratie.nl. Of boek een “Rondje sparren” in de agenda’s van een van onze procesbegeleiders. Laat van je horen en we plannen snel een afspraak in!
Wist jij dat 75% van de vrouwen* die meedoen aan het bevolkingsonderzoek gericht op baarmoederhalskanker een keer een afwijkende uitslag terugkrijgen? 75%?! Nou ik niet.
Dus toen ik afgelopen zomer mijn uitslag telefonisch teruggekoppeld kreeg van de huisarts waarin zij me doorverwees voor nader onderzoek door de gynaecoloog, had ik die gewoon niet zien aankomen.
Bizar samenspel had het met de onderzoeken die ik in de maanden daarvoor had, op dezelfde afdeling, ander specialisme. Helaas is mijn bekkenbodem niet meer dezelfde sinds mijn lijf twee tijdelijke bewoners extra had. Na vier jaar bijtanken, trainen en een soort van geduld, was ik het zat. Tijd om een paar specialisten te vragen om de boel nu maar flink in de steigers te zetten daarbeneden. Dat die beslissing niet over één nacht ijs ging, kun je je vast voorstellen; 6 weken uit de running als ondernemer hakt goed in de reserves. Daarnaast is stilzitten niet echt mijn beste kwaliteit en ook merk ik dat mijn schuldgevoel me altijd snel te pakken heeft met dit soort dingen. Twijfel of ik dit wel kan maken naar mijn bedrijf, mijn team, mijn gezin, mijn man, enzovoort, enzovoort.
Inmiddels ben ik alweer een horde verder. De afwijkende cellen lijken vakkundig weggehaald te zijn en een afspraak bij de Gynaecoloog over een half jaar mag nog bevestigen of het inderdaad goed is nu.
En nu ga ik volgende week alsnog onder het mes voor de nodige renovatie. Kwaliteit van leven is dat dan toch gewoon waard. En in vergelijking met Kanker is dit een Koekie. Zo is het ook. It’s all about mindset.
Jezelf goed kennen, weten wat je nodig hebt, persoonlijk leiderschap en voorbeeldgedrag bleken van groot belang voor mij in deze tijden;
Niet alleen begreep ik mijn primaire reactie -rationaliseren wat niet rationeel is- (Wat zijn de feiten? wat is de meest efficiënte manier? Hoe kan ik dit het beste plannen zodat privé en werk er het minste overlast is?) maar ook herkende ik snel mijn ‘draken’. (Durf ik me wel over te geven? Stel nu dat alles instort? En ach, hoe erg ìs het nu eigenlijk? Dan ga ik gewoon niet meer hardlopen de rest van mijn leven?)
Door ze even de tijd en ruimte te geven, kon ik ze onder ogen zien waardoor ik uiteindelijk een keuze kon maken die duurzaam goed voelde.
Weten wie je bent maar ook wie je wilt zijn, voor nu en straks. Soms voelt het op korte termijn fijn om je ergens bij neer te leggen, maar ga je hier op lange termijn spijt van krijgen. Mijn eigen kernmodel; gevuld met kernwaarden, kernkwaliteiten en mijn kernrol, geeft me richting bij het maken van keuzes in het leven. Dáár ligt je invloed.
Niet uit je woorden maar uit je daden blijkt je persoonlijkheid en je leiderschap. Als moeder ben ik me hier van erg bewust. Welk voorbeeld wil ik stellen, als het leven me even uitdaagt? Ook als ondernemer rondom het thema leiderschap ben ik me extra bewust van mijn eigen verantwoordelijkheid. Het gaat er in het leven nu eenmaal niet om òf je moeilijkheid tegenkomt, maar hoe je er mee om gaat. Of je het kunt en durft te transformeren.
Maar eerlijk gezegd ben ik strontzenuwachtig voor wat me te wachten staat. Hoe leuk ik het ook allemaal weet te brengen (ook naar mezelf), ik laat wel gewoon volgende week snijden in dit ‘gezonde lijf’. En ik weet nog niet hoe ik eruit ga komen. En dat ik voorlopig niet kan werken weet ik wel, terwijl ik werken met en vanuit Inn-spiratie zo leuk vindt.
Maar toch ga ik het doen. Ik ga loslaten. Dus in de aankomende weken ben ik even ‘uit de lucht’. Je kan me natuurlijk mailen of bellen of berichten op de social media maar of ik de puf heb om overal zelf op te antwoorden, weet ik niet. Dat ga ik gewoon ervaren. Maar het leek me wel zo aardig om je even te waarschuwen.
Vandaar dit bericht.
In de tussentijd (ik ben ertussen uit tot december) kun je natuurlijk terecht bij mijn collega’s. Zo bewaakt Lydia het reilen en zeilen op ’t Nest (ons Kantoor in Zwolle) en heeft ze zicht op mijn agenda, verzorgt Johan op 24 november een workshop over Oefeningen Ontwikkelen en kun je Rob op het podium van de Trend Expo Beurs zien op 17 november tijdens een workshop Besluitvorming.
Zelf zal ik in december een bijdrage leveren aan ons 1e Leiderschapsweekend en gaat na mijn verlof natuurlijk mijn energie naar de promotie van een nieuwe editie van de Wintercourse.
Kortom; er staat straks weer genoeg leuks op de planning om voor terug te komen.
Maar nu even niet. Ik ga er even tussen uit. Ik wens je een inspirerend najaar en zie je graag weer in december!
Met inspirerende groet,
Annelies Rulkens-Zielman
*Bron: Women’s Healthcare Center te Amsterdam (www. www.womenshealthcarecenter.nl)
Als het echt spannend wordt in Nederland, dan werken onze belangrijkste hulpdiensten samen. Brandweer, politie, de GHOR (Geneeskundige Hulpverlening in de Regio) en bevolkingszorg werken bij ernstige incidenten multidisciplinair samen. Ze werken samen in veiligheidsregio’s en daar zijn we maar wat blij mee. Want daar worden letterlijk levens mee gered. Waar mensen samenwerken, gaan echter ook weleens zaken mis. Zelfs bij deze professionele hulpdiensten. Dat is onvermijdelijk maar de impact van die menselijke fouten zijn groot. En soms zijn ze ook onnodig en dat doet extra pijn. Hoe je ze kunt beperken? Daar gaat dit stuk over.
Wanneer je een rol hebt in een crisisorganisatie, wordt je opgeleid in je individuele competenties en vaardigheden bij het IFV (Instituut Fysieke Veiligheid). Dit zijn zaken die noodzakelijk zijn om je functie goed uit te voeren, juist ook in die genoemde crisissituaties. Van de organisaties wordt vervolgens verwacht dat zij zich in hun eigen regio richten op de onderlinge samenwerking. Het verschilt per Veiligheidsregio hoe dit wordt opgepakt (qua intensiteit en frequentie).
Bij ernstige incidenten is het nodig om structurele coördinatie op te zetten. Dat kent in Nederland vijf niveaus waarbij ik de focus leg op de eerste twee omdat ze qua deelnemende partijen met elkaar te vergelijken zijn;
De kerntaak van het CoPI is het multidisciplinair leiden en coördineren van de operationele bestrijding van het incident. De kerntaak van het ROT is het bestrijden van de effecten daarvan. In beide gevallen gaat het om; multidisciplinaire besluitvorming, bevelvoering en leiderschap rondom het incident.
Maar hoe doe je dat? Wat zijn goede besluitvormingsprocessen? Hoe geef je heldere bevelen en zorg je voor synchroniciteit in uitvoering maar ook houding en gedrag? Helemaal wanneer je onder hoge druk staat?
Het wiel uitvinden terwijl er een crisis gaande is, is niet zo handig. Beter kun je vooraf nadenken hoe je straks, wanneer het er echt om spant, wil opereren en samenwerken. Zoals je bijvoorbeeld ook vóórdat je opstijgt voor je vlucht naar je vakantiebestemming, de instructies en tips krijgt van het cabinepersoneel van de vliegmaatschappij.
Echter is ‘alleen instructie’ niet voldoende om op hoog niveau te kunnen presteren. Daarvoor wordt het proces van OTO gebruikt; Opleiden, Trainen en dan Oefenen.
Met name in dat laatste vinden cruciale lessen plaats die veel positieve impact hebben op de kwaliteit van werken. Oefenen is een manier van leren die binnen Defensie veel gebruikt.
Bij een goede oefening geef je jouw team de mogelijkheid om te oefenen in een realistisch nagebootste situatie waardoor er in alle veiligheid geoefend kan worden. Je wordt uitgedaagd om fouten te maken om ervan te leren. Beter nu dan straks! In het dagelijks leven proberen we zo min mogelijk fouten te maken, waardoor er vaak onnodig krampachtig gehandeld wordt. Maar fouten maken móet! Het is cruciaal in het leerproces van de mens om te kunnen leren met vallen en opstaan. Als de werkelijkheid te spannend is om je mensen uit te dagen tot fouten maken; gun ze dan een goede oefening.
Bij het ontwikkelen van een oefening, begin je met het bepalen van je oefendoelstellingen bijvoorbeeld voor het COPI en/of ROT. Op basis hiervan ga je aan de slag met een realistisch scenario wat deze oefendoelstellingen ondersteund.
In bijgaand schema zie je een stappenplan wat wij adviseren bij het opzetten en ontwikkeling van een oefening. Wat belangrijk is, is de volledigheid van het proces. Stop niet nadat de oefening (het scenario) is afgelopen. Ga dan door met de beoordeling van de oefening om ervan te kunnen leren. Het is geen goede oefening, zonder de mogelijkheid van reflectie.
Een paar tips van een oude rot in het vak voor jou:
Tip 1: Zorg per discipline (bijv. brandweer, politie, etc) dat er een collega uit een andere regio aanwezig is, die jullie beoordeelt en spiegelt op jouw gedrag en handelen. Hij/zij kent jouw vakinhoud en kan je op die manier goed intercollegiaal helpen om te verbeteren. Als jij dit op een later tijdstip bij hem/haar doet, snijdt het mes aan twee kanten. Daarnaast ontstaat er ook direct meer verbinding tussen de regio’s wat synergie natuurlijk ook ten goede komt.
Tip 2: Zorg op teamniveau (bijv. COPI of ROT) voor een externe beoordelaar die gericht kijkt naar de onderlinge samenwerking. Hoe werkt men samen, hoe gaat de communicatie en is leiderschap en bevelvoering effectief bijvoorbeeld? En pakt iedereen zijn rol in de besluitvorming. Een onafhankelijke derde kan je hierbij helpen. Dit zouden wij vanuit Inn-spiratie voor je kunnen doen, maar er zijn ongetwijfeld ook andere goede partijen voor te vinden in het veld. Als het maar ervaren, onafhankelijke partijen zijn die naar het grote geheel kunnen kijken.
Tip 3: De leiders van het COPI of ROT hebben een leidende rol. De manier waarop zij leiden is een belangrijke factor in het succes van het team. Ik heb ervaren dat het goed is om buddies te maken uit met leiders uit andere (COPI/ROT) teams. Net als bij tip 1 heb je de directe winst van feedback van iemand die jouw werkcontext heel goed begrijpt, maar tegelijkertijd is er mogelijkheid om op deze manier het leereffect tussen de regio’s en onderlinge samenwerking te versterken. Want hoe vaak gebeurt het wel niet dat er een incident net op het grensgebied van de regio’s plaatsvindt en dan is het toch prettig om als regio’s onderling ook goed samen te kunnen werken? Kortom; iedereen heeft een coach/sparringpartner nodig om te leren. Niet alleen het team maar ook de leider!
Het is mij in mijn werk als Specialist Opleiden, Trainen, Oefenen bij Inn-spiratie opgevallen dat niet alle veiligheidsregio’s generieke houvast en kaders hebben bij de ontwikkeling van oefeningen, de uitvoering ervan of de evaluatie en borging van deze oefeningen. Daar waar de individuen terecht kunnen voor hun opleiding bij het IFV, daar moeten de Veiligheidsregio’s het eigenlijk steeds zelf uitzoeken. Ik vind het belangrijk dat we deze veiligheidsregio’s en teams ondersteuning gaan bieden. Bijvoorbeeld door een gedegen en bewezen proces te bieden maar ook door oefenfrequenties en –duur vast te gaan leggen zodat men weet wanneer ze het goed doen. Maak hierbij vooral gebruik van de ervaring, kennis en kunde die er is vanuit andere branches. Defensie maakt voor haar OTO bijvoorbeeld gebruik van eerdergenoemd schema. Een waarmee ik jaren gewerkt heb, o.a. in mijn werk voor de NATO.
Ben jij benieuwd hoe jij de kennis en kunde over het ontwikkelen van een goede oefening direct toe kunt passen in jouw dagelijkse praktijk? Vraag dan een de open workshop “Oefening Ontwikkelen” aan die ik voor Inn-spiratie geef. Samen met gelijkgestemden en onder begeleiding van mij, loop je na een dagdeel de deur uit met de contouren van jullie eerstvolgende oefenplan!
Al met al hoop ik dat we samenwerking tussen organisaties steeds serieuzer zullen nemen. Het is vaak op het grensvlak van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, dat ballen op de grond vallen en waar menselijk gedrag het verschil maakt voor succes en veiligheid. Ik hoop met Inn-spiratie een significante bijdrage hieraan te kunnen leveren.
Heb je vragen, tips of andere zaken die je graag eens met mij zou willen bespreken? Laat van je horen. Graag help ik je verder met mijn kennis en ervaring. Tot ziens!
