Ervarend leren in een realistische oefensituatie.

Als het echt spannend wordt in Nederland, dan werken onze belangrijkste hulpdiensten samen. Brandweer, politie, de GHOR (Geneeskundige Hulpverlening in de Regio) en bevolkingszorg werken bij ernstige incidenten multidisciplinair samen. Ze werken samen in veiligheidsregio’s en daar zijn we maar wat blij mee. Want daar worden letterlijk levens mee gered. Waar mensen samenwerken, gaan echter ook weleens zaken mis. Zelfs bij deze professionele hulpdiensten. Dat is onvermijdelijk maar de impact van die menselijke fouten zijn groot. En soms zijn ze ook onnodig en dat doet extra pijn. Hoe je ze kunt beperken? Daar gaat dit stuk over.

Wanneer je een rol hebt in een crisisorganisatie, wordt je opgeleid in je individuele competenties en vaardigheden bij het IFV (Instituut Fysieke Veiligheid). Dit zijn zaken die noodzakelijk zijn om je functie goed uit te voeren, juist ook in die genoemde crisissituaties. Van de organisaties wordt vervolgens verwacht dat zij zich in hun eigen regio richten op de onderlinge samenwerking. Het verschilt per Veiligheidsregio hoe dit wordt opgepakt (qua intensiteit en frequentie).

Bij ernstige incidenten is het nodig om structurele coördinatie op te zetten. Dat kent in Nederland vijf niveaus waarbij ik de focus leg op de eerste twee omdat ze qua deelnemende partijen met elkaar te vergelijken zijn;

1. CoPI     Commando Plaats Incident
2. ROT     Regionaal Operationeel Team
3. GBT      Gemeentelijk Beleidsteam
4. RBT      Regionaal Beleidsteam
5. RBT’s    Meerdere Regionale beleidsteams (waarvan één coördinerend)

De kerntaak van het CoPI  is het multidisciplinair leiden en coördineren van de operationele bestrijding van het incident. De kerntaak van het ROT is het bestrijden van de effecten daarvan. In beide gevallen gaat het om; multidisciplinaire besluitvorming, bevelvoering en leiderschap rondom het incident.

Maar hoe doe je dat? Wat zijn goede besluitvormingsprocessen? Hoe geef je heldere bevelen en zorg je voor synchroniciteit in uitvoering maar ook houding en gedrag? Helemaal wanneer je onder hoge druk staat?

 

Het wiel uitvinden terwijl er een crisis gaande is, is niet zo handig. Beter kun je vooraf nadenken hoe je straks, wanneer het er echt om spant, wil opereren en samenwerken. Zoals je bijvoorbeeld ook vóórdat je opstijgt voor je vlucht naar je vakantiebestemming, de instructies en tips krijgt van het cabinepersoneel van de vliegmaatschappij.

Echter is ‘alleen instructie’ niet voldoende om op hoog niveau te kunnen presteren. Daarvoor wordt het proces van OTO gebruikt; Opleiden, Trainen en dan Oefenen.

Met name in dat laatste vinden cruciale lessen plaats die veel positieve impact hebben op de kwaliteit van werken. Oefenen is een manier van leren die binnen Defensie veel gebruikt.

 

Bij een goede oefening geef je jouw team de mogelijkheid om te oefenen in een realistisch nagebootste situatie waardoor er in alle veiligheid geoefend kan worden. Je wordt uitgedaagd om fouten te maken om ervan te leren. Beter nu dan straks! In het dagelijks leven proberen we zo min mogelijk fouten te maken, waardoor er vaak onnodig krampachtig gehandeld wordt. Maar fouten maken móet! Het is cruciaal in het leerproces van de mens om te kunnen leren met vallen en opstaan. Als de werkelijkheid te spannend is om je mensen uit te dagen tot fouten maken; gun ze dan een goede oefening.

Bij het ontwikkelen van een oefening, begin je met het bepalen van je oefendoelstellingen bijvoorbeeld voor het COPI en/of ROT. Op basis hiervan ga je aan de slag met een realistisch scenario wat deze oefendoelstellingen ondersteund.

In bijgaand schema zie je een stappenplan wat wij adviseren bij het opzetten en ontwikkeling van een oefening. Wat belangrijk is, is de volledigheid van het proces. Stop niet nadat de oefening (het scenario) is afgelopen. Ga dan door met de beoordeling van de oefening om ervan te kunnen leren. Het is geen goede oefening, zonder de mogelijkheid van reflectie.

Een paar tips van een oude rot in het vak voor jou:

Tip 1:   Zorg per discipline (bijv. brandweer, politie, etc) dat er een collega uit een andere regio aanwezig is, die jullie beoordeelt en spiegelt op jouw gedrag en handelen. Hij/zij kent jouw vakinhoud en kan je op die manier goed intercollegiaal helpen om te verbeteren. Als jij dit op een later tijdstip bij hem/haar doet, snijdt het mes aan twee kanten. Daarnaast ontstaat er ook direct meer verbinding tussen de regio’s wat synergie natuurlijk ook ten goede komt.

Tip 2:   Zorg op teamniveau (bijv. COPI of ROT) voor een externe beoordelaar die gericht kijkt naar de onderlinge samenwerking. Hoe werkt men samen, hoe gaat de communicatie en is leiderschap en bevelvoering effectief bijvoorbeeld? En pakt iedereen zijn rol in de besluitvorming. Een onafhankelijke derde kan je hierbij helpen. Dit zouden wij vanuit Inn-spiratie voor je kunnen doen, maar er zijn ongetwijfeld ook andere goede partijen voor te vinden in het veld. Als het maar ervaren, onafhankelijke partijen zijn die naar het grote geheel kunnen kijken.

Tip 3:   De leiders van het COPI of ROT hebben een leidende rol. De manier waarop zij leiden is een belangrijke factor in het succes van het team. Ik heb ervaren dat het goed is om buddies te maken uit met leiders uit andere (COPI/ROT) teams. Net als bij tip 1 heb je de directe winst van feedback van iemand die jouw werkcontext heel goed begrijpt, maar tegelijkertijd is er mogelijkheid om op deze manier het leereffect tussen de regio’s en onderlinge samenwerking te versterken. Want hoe vaak gebeurt het wel niet dat er een incident net op het grensgebied van de regio’s plaatsvindt en dan is het toch prettig om als regio’s onderling ook goed samen te kunnen werken? Kortom; iedereen heeft een coach/sparringpartner nodig om te leren. Niet alleen het team maar ook de leider!

Het is mij in mijn werk als Specialist Opleiden, Trainen, Oefenen bij Inn-spiratie opgevallen dat niet alle veiligheidsregio’s generieke houvast en kaders hebben bij de ontwikkeling van oefeningen, de uitvoering ervan of de evaluatie en borging van deze oefeningen. Daar waar de individuen terecht kunnen voor hun opleiding bij het IFV, daar moeten de Veiligheidsregio’s het eigenlijk steeds zelf uitzoeken. Ik vind het belangrijk dat we deze veiligheidsregio’s en teams ondersteuning gaan bieden. Bijvoorbeeld door een gedegen en bewezen proces te bieden maar ook door oefenfrequenties en –duur vast te gaan leggen zodat men weet wanneer ze het goed doen. Maak hierbij vooral gebruik van de ervaring, kennis en kunde die er is vanuit andere branches. Defensie maakt voor haar OTO bijvoorbeeld gebruik van eerdergenoemd schema. Een waarmee ik jaren gewerkt heb, o.a. in mijn werk voor de NATO.

Ben jij benieuwd hoe jij de kennis en kunde over het ontwikkelen van een goede oefening direct toe kunt passen in jouw dagelijkse praktijk? Vraag dan een de open workshop “Oefening Ontwikkelen” aan die ik voor Inn-spiratie geef.  Samen met gelijkgestemden en onder begeleiding van mij, loop je na een dagdeel de deur uit met de contouren van jullie eerstvolgende oefenplan!

Al met al hoop ik dat we samenwerking tussen organisaties steeds serieuzer zullen nemen. Het is vaak op het grensvlak van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, dat ballen op de grond vallen en waar menselijk gedrag het verschil maakt voor succes en veiligheid. Ik hoop met Inn-spiratie een significante bijdrage hieraan te kunnen leveren.

Heb je vragen, tips of andere zaken die je graag eens met mij zou willen bespreken? Laat van je horen. Graag help ik je verder met mijn kennis en ervaring. Tot ziens!

Terug naar overzicht