Je moet je feedback houden!

Over de meetbaarheid van het effect van jouw leiderschap

“Je moet je bek houden en volgen, Mulder! Geen woord meer van jou vanochtend!” Het was nog geen 7:30 uur en Luitenant Verhoef had het nu al helemaal gehad met zijn groepscommandant. Wat een gedoe en weerstand hadden deze eerste dagen van de oefening gekend. Mulder had hem de hele tijd verteld wat er niet goed was. Suggesties hoe het beter kon gaf hij er echter niet bij. Verhoef was er helemaal klaar mee!  Uit pure wanhoop schreeuwde hij zijn collega toe dat hij geen weerwoord meer wilde hebben … Op een afstand keek zijn compagniescommandant toe. Hoofdschuddend, maar glimlachend. Hij zag dat Luitenant Verhoef tijdens deze oefening een waardevolle les kreeg: feedback in leiderschap. Hij moest het alleen nog leren ontvangen en waarderen.

Sterk maar zacht

Bij leiderschap en goed samenwerken gaat het om soft skills. Gedrag en interactie bepalen samen de groepsdynamiek. Wil je weten wat de kwaliteiten van jouw soft skills zijn? Dan ben je afhankelijk van feedback. Feedback is terugkoppeling geven op de prestaties van de ander. Het helpt de ander om toekomstige prestaties te kunnen verbeteren. Ieder mens heeft namelijk een zogenaamde ‘blinde vlek’. We kunnen een deel van ons gedrag, of beter gezegd het effect van ons gedrag, niet zien. Gedrag is moeilijk meetbaar. Het meten doen wij door de feedback van anderen.

Sonar

Een mooi voorbeeld om het belang van feedback te omschrijven vind ik het gedrag van vleermuizen. Deze dieren vliegen in grote zwermen op enkele centimeters van elkaar zonder te botsen. Het geheim zit hem in de ultrasone geluiden die ze naar elkaar verzenden. Door een soort sonarsysteem vangen ze geluiden op en meten ze elkaars tussenafstanden. Stel je voor dat een vleermuis een defect sonarsysteem heeft en zijn eigen weg kiest. Het ongelukkige beestje verstoort door zijn gedrag de groepsdynamiek. Hetzelfde principe gaat op voor het gedrag van mensen. Ook wij zijn kuddedieren. Ons ‘sonarsysteem’ zit helaas nog in de ontwikkelingsfase. Wij lezen en meten elkaars signalen niet altijd goed. Wij bekijken de wereld toch vooral vanuit ons eigen perspectief. Irritaties en soms zelfs ruzies zijn ons dan ook niet vreemd. Terwijl we veel gedoe hadden kunnen voorkomen als we ons gedrag beter hadden afgestemd op wat de situatie of de andere persoon van ons vraagt. Het is dus heel belangrijk om oprechte feedback naar elkaar te geven om steeds beter met elkaar te kunnen samenwerken.

Schouderklop

Hoe kun je goede feedback geven? Plat gezegd zijn er twee categorieën feedback: feedback om te corrigeren of bij te sturen en feedback om aan te moedigen of te bevestigen. We noemen ze in de volksmond ook wel negatieve en positieve feedback. Let er hierbij wel op dat goede feedback altijd positieve intenties heeft, namelijk elkaar en de samenwerking versterken. Positieve feedback kun je geven door het uitspreken van waardering of het geven van een compliment. En dat is meteen een van de grootste valkuilen van positieve feedback: we vergeten het nog al eens te geven … Want ‘hij doet toch gewoon zijn werk’ of ‘geen nieuws is goed nieuws’ zijn belemmerende overtuigingen die ons er bewust of onbewust vanaf houden. Toch wil iedereen op zijn tijd graag waardering. Dus! Wie heeft er van jou nog een compliment te goed?

Tough love: hard maar rechtvaardig

Corrigerende ofwel negatieve feedback is misschien wel het meest waardevolle dat je in de samenwerking met anderen kunt ontvangen. Het is een ontwikkelkans! De kunst van negatieve feedback is echter om deze altijd met een opbouwende intentie te geven. Want geef je negatieve feedback vanuit irritatie of boosheid, dan kan deze snel omslaan in afbraakkritiek. Zonde! Wat is het effect dat je wilt bereiken? Het is de moeite waard om jezelf deze vraag te stellen vóórdat je de ander opzoekt. Je wilt de ander – en jullie samenwerking – toch versterken?

HEG-methode

Een probleem van negatieve feedback is dat deze nogal eens verkeerd wordt opgevat. Het is ook best moeilijk om het op goede wijze te geven. Ik geef je 3 simpele stappen om je goed op weg te helpen:

1. Benoem wat je werkelijk ziet/hoort/ruikt/etc.	Handeling
2. Vertel welk effect dat op jou heeft	Effect
3. Laat weten hoe je het graag anders zou zien	Gewenste situatie

Terugkomend op het voorbeeld van Mulder en Verhoef. Als de laatste zijn irritatie had kunnen onderdrukken, was toepassing van de HEG-methode hier geweest:

“Mulder, ik hoor je nu al de hele ochtend bezwaren roepen waarom de voorstellen die ik doe vooral niet werken. Het effect op mij is dat ik het gevoel krijg dat je gewoon geen zin hebt om er samen een succes van te maken. Ik zou het fijn vinden als je vanaf nu bij de bezwaren die je roept ook een oplossing of verbeteridee zou geven. Dan komen we samen een stuk verder.”

Cadeautje

Feedback ontvangen – vooral de negatieve variant – is niet eenvoudig. Probeer er echter wel de waarde van te zien. Het is namelijk een kans om te leren, of je het er nu mee eens bent of niet. Je leert iets over je zelf of over de ander. Een tip: de beste manier om feedback te ontvangen is door het ezelsbruggetje ‘het cadeau’ te gebruiken. Neem de feedback aan, bedank de gever, overweeg wat je ervan vindt en verwerk het op de manier die jij kiest. (Die lelijke trui van je tante hoef je immers ook niet te dragen.)

Winstpunt

Wil je weten hoe je écht indruk kunt maken op je feedbackgever? Koppel dan terug wat je ermee gaat doen, óók als dit betekent dat je je eigen ontwikkelruimte (en dus kwetsbare kant) laat zien aan je omgeving. Stel dat jij je wilt ontwikkelen in effectiever spreken voor een groep, dan kun je dat aangeven aan degene die jou op dit ontwikkelpunt aansprak. Je kunt hulp vragen door tips te vragen, hem of haar mee te nemen in wat je specifiek wilt oefenen en aanpakken in een bepaalde periode en je zult merken dat de kans groot is dat deze persoon van een criticus omslaat naar een medestander. Zo wordt een pijnlijk punt van kritiek uiteindelijk een winstpunt voor jouw leiderschap. Maar vooral ook voor jullie samenwerking.

Feedback organiseren

Nu weten we als geen ander dat feedback geven en ontvangen een heikel punt is. Want feedback geven aan je leidinggevende of een ‘hogergeplaatste’ collega … Feedback van het oprechte, glasheldere en kritische soort … blijft gewoon ingewikkeld voor de meeste mensen. Misschien een idee om dan eens te kijken naar onze Training ‘Feedback & Boksen’ als onderdeel van Teamontwikkeling met de Piramide van Lencioni. Iets voor jullie?

Met vriendelijke groet,

Annelies Rulkens-Zielman
Directeur/Eigenaar | Teamcoach van Management- en Directieteams

* fotocredits/bron: ministerie van Defensie

Terug naar overzicht