Proces doelgericht leiden
Wanneer je als leidinggevende alles uit je team wilt halen. Als je meer ruimte wilt geven aan je mensen, maar tegelijkertijd wilt voorkomen dat je steeds teleurgesteld raakt over de resultaten waar ze mee terugkomen. Dan is het invoeren van een goede structuur in ‘heldere opdrachten verstrekken’ onmisbaar. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit proces van doelgericht leiden – of doelgericht samenwerken – stap voor stap samen kunt doorlopen. Een proces dat is geïnspireerd door ‘opdrachtgerichte commandovoering’ vanuit Defensie en door Inn-spiratie praktisch én haalbaar wordt vertaald naar jouw wereld.
(Artikel gaat verder onder de afbeelding.)
Stap 1: Een heldere opdracht verstrekken
Wat is de ‘bedoeling’?
Een goede opdracht geeft antwoord op de vraag ‘wat’ je graag opgeleverd ziet en geeft inzicht in de reden ‘waarom’ je dit van je mensen vraagt. Je kunt dit in een opdracht verstrekken door daarin kort en bondig de volgende punten mee te nemen:
- Wat is het doel van de opdracht?
- Welk effect wil je bereiken? (Hoe ziet succes er uit?)
- Welke KPI’s/meetbare doelstellingen zijn afgesproken? (Zo SMART mogelijk.)
- Welke middelen kunnen gebruikt worden/welke kaders gelden?
Deze opdracht geef je als directie aan de verantwoordelijke manager of project(leider) die de opdracht aanneemt. Afhankelijk van het belang en het moment(um) geef je deze opdracht het liefst ‘live’ in een bijeenkomst, bijvoorbeeld in een bilateraal (1-op-1) overleg of het komt ter sprake in een (management) teamoverleg.
Stap 2: Terugkoppeling opdracht
Hebben we elkaar goed begrepen?
Om te voorkomen dat we beginnen te rennen, zodra we een opdracht hebben, bouwen we hier een formele stap in om te checken of jullie op één lijn zitten. Heel vaak komen we er in deze fase dan toch stiekem achter dat we elkaar niet helemaal goed begrepen hebben. We nemen immers allemaal ons eigen referentiekader mee in de samenwerking. Als opdrachtnemer (in het bovenstaande schema de leidinggevende/leider in het midden) koppel je in jouw eigen woorden terug aan de organisatie hoe jij jouw opdracht hebt geïnterpreteerd.
Als opdrachtgever hoor je hier terug hoe de opdrachtnemer de opdracht geeft begrepen. Check daarbij dus minimaal de bovengenoemde 4 bullets; heeft de opdrachtnemer het doel, het effect, de KPI’s en de kaders van de opdracht begrepen? De praktijk heeft uitgewezen dat het erg helpt om dit even ‘zwart op wit’ uit te vragen. Dat kan door de terugkoppeling te mailen of door gebruik te maken van een format ‘Opdrachtverstrekking’.
Als opdrachtnemer weet je op deze manier zeker dat je begrijpt wat er van je verwacht wordt en kun je direct zorgen dat dingen die jou nog niet helder zijn alsnog toegevoegd worden. Verwachtingen worden hiermee glashelder voor alle partijen.
Stap 3: Neem tijd voor de ‘zachte steen’
Wat is eigenlijk mijn opdracht?
Als leidinggevende word je vaak ingezet om te zorgen dat jouw mensen lekker hun werk kunnen doen. Jij faciliteert en ondersteunt hen en houdt problemen bij ze weg. Tenminste, dat was je bedoeling. Echter, maakt jouw aanpakkers-mentaliteit waarschijnlijk ook weleens dat je te snel in een oplossing schiet die niet altijd de beste optie was. Of – en die zien we ook heel vaak – dat je door jouw kort-door-de-bocht-actie juist méér werk of gedoe oplevert in plaats van oplost. Zonde van heel veel goede intenties en energie. Door tijd te nemen om even goed na te denken (dat noemen wij ‘zitten op de zachte steen’) kun je een snelle ‘analyse opdracht’ doen. Zo weet je zeker dat je niet té snel gaat en dat je volledig bent in het aanpakken van het probleem of de uitdaging waar je voor staat.
Hulpvragen bij een analyse opdracht zijn bijvoorbeeld:
- Wat is de situatie en hoe heeft dat effect op mij?
- Wat moet ik doen en waarom?
- Wat wil ik bereiken en welke zaken moet ik uitzetten om mijn plan van aanpak te ontwikkelen?
- Zijn er nog zaken die ik mis of onduidelijk vind in mijn opdracht?
- Welke middelen heb ik nodig om dit te kunnen doen?
Stap 4: Terugkoppeling plan
Wat is mijn plan van aanpak?
Met de uitkomsten van deze vragen kun je een globaal plan van aanpak maken. Daag jezelf en elkaar uit om dit soort plannen op maximaal 1 á 2 A4-tjes te maken. En kies als (management)team een praktisch format zodat je allemaal heel eenvoudig de kernzaken er uit weet te filteren bij besluitvorming. Met dit plan van aanpak onder je arm ga je terug naar de opdrachtgever.
Dit plan van aanpak is dan een zogenaamd ‘Yessable proposal’; een hamerstuk waar je een ‘GO/NO GO’ op vraagt. Uitgangspunt is natuurlijk een ‘GO’ en dat vraagt van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever een positieve mindset. Je gaat op zoek naar de mogelijkheid om een ‘GO’ te kunnen geven. NO GO betekent opnieuw, maar ook met de gedachte ‘Wat is er nodig aan aanpassingen om wél een ‘GO’ te kunnen geven?’ We noemen dit ook wel de ‘consent-methode’.
Het is van harte aan te bevelen om als team- of projectleider één of meerdere van jouw teamleden te betrekken in het maken van je plan. Dan kun je gebruik maken van hun kennis en know-how in deze fase en daar wordt je plan vaak beter van. Daarnaast geldt dat hoe eerder je ze kunt betrekken, hoe groter de kans is dat je draagvlak bij hen zult vinden voor jouw plan. En uiteindelijk maakt dat straks alle verschil in de uitvoering!
Tot slot een tip: Maak afspraken met elkaar (opdrachtgever en -nemer) over hoe je elkaar op de hoogte houdt van voortgang en eventuele kansen en bedreigingen. Afhankelijk van je ervaring en de aard van de opdracht kan nauw contact of juist veel ruimte (situationeel leiderschap) passend zijn. Maar maak verwachtingen in elk geval expliciet, zodat er geen onnodig gedoe of irritatie bestaat onderweg.
Stap 5: Zet het plan in werking
Met goede voorbereiding onderweg naar succes
Nu je met een plan van aanpak goed voorbereid bent op je opdracht, volgt de uitvoering van dat plan. Hierbij geldt dat je hier dus eigenlijk dit proces van ‘opdracht verstrekking’ een laag naar beneden brengt in je organisatie. De opdracht wordt verdeeld in deelopdrachten en jij monitort als (team- of project-) leider of alle acties leiden tot de gewenste resultaten. “Een goede voorbereiding is het halve werk,” zo luidt het al-om-bekende gezegde. Met dit gedegen proces, zorg je ervoor dat jij en je team heel goed weten wat je te doen staat in het werkveld.
Dat betekent overigens niet dat deze plannen in beton zijn gegoten. Plannen zijn er om bijgestuurd te worden, op basis van de feedback die je als leider steeds opvraagt vanuit de professionals in je team of directe omgeving. In een continu proces van plan-do-check-act reageren jullie soepel en flexibel en dat kan omdat jullie allemaal precies weten wat ‘de bedoeling’ achter deze opdracht ook al weer was. Zo voorkom je lelijke polderoplossingen die hun doel voorbij schieten of mensen die stil gaan staan wachten bij een kapotte roltrap en haal je samen de best mogelijke oplossingen binnen de gegeven kaders.
Samen effectief naar succes met het proces van doelgericht leiden!
We hopen dat je met de informatie in dit artikel meer inzicht hebt gekregen in het proces van ‘Doelgericht leiden’.
Wil je nog meer weten, of wil je graag praktisch aan de slag met de invoering van het proces Doelgericht leiden binnen je eigen organisatie? In onze workshop ‘Doelgericht leiden’ (voor leidinggevenden) of ‘Doelgericht samenwerken‘ (voor teams) neemt Rob Rulkens, Trainer/Coach en Officier (reservist) bij Defensie, je in een dagdeel op interactieve wijze mee in dit boeiende element van inspirerend leiderschap! Boek de workshop exclusief voor jou en je collega’s bij jullie op locatie of kom samen naar onze Inn.
Lekker verder lezen over dit onderwerp doe je in dit blog wat Rob schreef over Doelgericht leiden. Over waarom de reden zo belangrijk is…