De zachte steen tactiek
Tactieken vanuit Defensie toegepast op leiderschap en teamwork in de zorg
Sinds mijn twintigste, bevind ik me met enige regelmaat in de buurt van Officieren van Defensie. Eerst omdat een van hen mijn vriendje werd, later omdat zijn vriendengroep de mijne werd en nog later omdat zijn oud-collega’s ook mijn collega’s werden. Wie een tijdje met ze optrekt, hoort al snel de term ‘zachte steen’ eens voorbij komen. Blijkbaar komen ze die nogal eens tegen, want bij de nodige plannenmakerij en projectwerk, kwam dit bijzondere verschijnsel ter sprake. Sterker nog, toen we binnen Inn-spiratie heel bewust de lessen en ervaringen vanuit Defensie gingen vertalen naar de burgerwereld, bleek ‘de zachte steen’ tactiek een van de meest waardevolle tactieken om mee te nemen. In deze blog vertel ik er meer over.
De situatie: probleem opgelost voor niks
Joost was een van de deelnemers van ons Inn-spirerend Leiderschapsprogramma. Na een paar jaar leidinggeven in de zorggroep waar hij werkte, was het tijd voor verdieping van zijn leiderschap. In de leergang vertelde hij over een ‘verspilde ochtend’ werk. Hij was teruggekomen van zijn vakantie en vol goede moed opende hij zijn computer en trof een volle mailbak aan. ”Mouwen opstropen en gaan!” was zijn credo, dus hij begon in een moordend tempo zijn mailtjes te beantwoorden en ramde binnen een paar uur de eerste 20 mailtjes de deur uit. De meesten hiervan gingen over een bezettingsprobleem op de groep naast hem, waar hulp voor nodig was. Hij had in deze uurtjes al mooi wat geregeld en uitgezet bij collega’s om het probleem op te lossen. Tot hij bij het 21ste mailtje kwam. En las dat een andere collega dit probleem gísteren al opgelost had. Oef. Veel tijd, aandacht en moeite voor niets dus. En nu moest hij zijn eigen uitgezette acties ook weer ongedaan maken, met alle verwachte weerstand en gedoe van dien. Lekker terugkomen van vakantie…
Dit is ‘De zachte steen’
Jakob vertelde Joost over het gebruik maken van ‘de zachte steen’. Een tactiek die onder anderen Jakob en Rob geleerd hadden tijdens hun officiersopleiding aan de militaire academie. Het betekent ‘denkruimte pakken’ tussen het verkrijgen van een opdracht en het vervullen ervan. Als leidinggevende ben je geneigd om de hele dag met Jan en alleman bezig te zijn en mee te denken. Je wordt gewaardeerd om je probleem-oplossend-vermogen en dat is prachtig.. Vooral in gebieden waar de mindset erg hands-on is en de handelingssnelheid hoog is, bijvoorbeeld in de zorg, zijn we geneigd om problemen die zich voordoen direct op te willen lossen. Maar je kunt ook te snel zijn met je oplossingen, waardoor je de verkeerde problemen oplost. Of geen gebruik maakt van alle mogelijkheden die er voorhanden zijn. Of dingen oplost die eigenlijk al geen probleem meer zijn. Entree: de zachte steen. De ‘zachte steen’ helpt je om letterlijk even een (fysieke) stop in te lassen, terwijl je gevoel zegt dat je moet rennen.
2 systemen, 1 brein
De Israëlische psycholoog Daniel Kahneman verdeelt in zijn boek ‘Ons feilbare denken’ uit 2011 (origineel ‘Thinking fast and slow’) onze mindset in 2 systemen. Systeem 1 is snel, reflexmatig, halfbewust, ‘intuïtief’ en evolutionair oud. Het is dit systeem dat je in staat stelt om te lopen, te kauwen en weg te springen van een aanstormende auto. Systeem 2 is evolutionair jonger, het is traag, het gaat niet langs gebaande paden, het doet zijn werk met moeite, het voert een uitdrukkelijke bezigheid uit en het onderscheidt ons waarschijnlijk van dieren. Het tweede systeem kost meer energie en multitasken is vrijwel onmogelijk, maar je wordt er wel beter en slimmer van. En dat is waar die ‘zachte steen’ je ook bij kan helpen.
De ‘7 Questions’
We hebben Joost en zijn groepsgenoten tijdens onze leergang meegenomen in een hele praktische aanpak om die ‘zachte steen’ op te zoeken. Die aanpak deel ik hier ook graag met jou. Stel je voor dat jij in je werk te maken krijgt met een opdracht van hogerhand, een uitdaging die je zelf aan wilt gaan of een klacht of probleem die op een andere wijze op jouw bordje komt te liggen. Neem op dat moment dan juist de tijd om te bedenken ‘wat is eigenlijk mijn probleem/de opdracht?’ Overkom het eerste stressgevoel met het beantwoorden van de volgende 7 vragen, en bedenk vervolgens een plan van aanpak.
- Wat is de situatie en hoe heeft die effect op mij?
- Wat moet ik doen en waarom?
- Wat wil ik bereiken en welke zaken moet ik uitzetten om mijn plan te ontwikkelen?
- Op welke manier kan ik elk effect/elke activiteit het best bereiken/doen?
- Welke middelen heb ik nodig om dit te bereiken?
- Waar en wanneer vinden de acties in relatie tot elkaar plaats?
- Welke ‘controle maatregelen’ moet ik inzetten?
Of stel de vraag: Moet ik dit nu doen?
Wanneer deze zeer doeltreffende methode toch nog wat te groots en zwaar voelt, kun je de volgende zin ook eens voor jezelf opschrijven en antwoord geven op de vraag die ontstaat, wanneer je deze woord voor woord ontleedt. De vraag “Moet ik dit nu doen?”, worden dan 5 afzonderlijke vragen aan jezelf:
- Moét ik dit nu doen?
- Moet ík dit nu doen?
- Moet ik dít nu doen?
- Moet ik dit nú doen?
- Moet ik dit nu doén?
Als het antwoord op een of meerdere vragen ‘nee’ is, kun je slimmer met je tijd, energie en aandacht omgaan, in plaats vanuit automatisme direct toe te geven aan je neiging tot actie.
Niet alleen voor leidinggevenden in de zorg
Wil jij, net als Joost, aan de slag en meer weten over tactieken vanuit Defensie die je direct kunt toepassen in jouw werk als leidinggevende in de zorg of in een ander vakgebied? Schrijf je dan in voor de intensieve leergang ‘Inspirerend Leiderschap’. Ook tijdens onze workshop ‘Besluitvorming voor Teamleiders’ gaan we aan de slag met ‘zachte steen’ tactieken. De 7 Questions kun je gelijk downloaden in onze Toolbox voor Teamontwikkeling. Doe er je voordeel mee en maak het onderdeel van jouw standaardwerkwijze als leidinggevende!
Met inspirerende groet,
Annelies Rulkens-Zielman
Directeur/Eigenaar bij Inn-spiratie: team- en leiderschapsontwikkeling
PS: Bestel hier je echte eigen zachte stenen als visueel geheugensteuntje voor op de werkvloer.
Terug naar overzicht
