Vijf lagen van Lencioni – #3 Commitment

Na laag 1 (Teamvertrouwen) en laag 2 (Constructieve conflicten) van de Piramide van Lencioni te hebben besproken, gaan we in dit Inn-houd artikel verder op laag 3 van Lencioni: Commitment. Op de laag ‘Commitment’ gaat het om de bereidheid en het vermogen van een team om glasheldere afspraken met elkaar te maken (1) en om te werken met complete instemming (2). Vaak zien wij in teams waarin langs elkaar heen wordt gewerkt, dat een gebrek aan commitment, wordt verward met onwil. Terwijl het vaak al mis blijkt te zijn gegaan bij het maken van de initiële werkafspraken. De vraag is in dit soort gevallen dan ook altijd: Hoezeer zitten jullie op een lijn? Weet je, of denk je, dat je op een lijn zit en hoe weet je dat dan? Om goed te slagen op de derde laag van Lencioni is dus een sterk staaltje teamdiscipline nodig.

Het maken van glasheldere afspraken (1)

Patrick Lencioni werkt binnen zijn ‘Piramide’ teamproblematiek steeds verder uit. We gaan er in dit artikel dus vanuit dat de basis op orde is; dat je kunt uitgaan van elkaars goede intenties op de eerste laag ‘Teamvertrouwen’, dat je wéét dat je elkaar kunt vertrouwen. En op de laag daarboven, ‘Constructieve conflicten’, hebben we inmiddels goede discussies gevoerd waarin alle teamleden zich echt hebben uitgesproken over wat ze vinden en voelen.. Binnen de derde laag wordt het vervolgens tijd om vanuit die discussies en gesprekken ook daadwerkelijk besluiten te nemen. Bij het maken van glasheldere afspraken binnen teams wordt vaak gezegd dat het voor de uitvoerbaarheid zinnig is om ze ‘SMART’ te maken, maar dat voelt niet altijd even makkelijk of relevant. Een praktische tip voor het maken van glasheldere afspraken die commitment in je team en de organisatie bevorderen is, maak jullie afspraken ‘4WC’.

De 4WC uitgelegd

Waar het bij de zogenaamde ‘4WC’ om gaat, is dat als je ergens ‘ja’ op zegt, je ook heel duidelijk weet waarop je ‘ja’ hebt gezegd. Daarmee wordt veel teleurstelling voorkomen. Heb je dit niet helder? Dan zijn jouw verwachtingen en die van anderen verschillend en volgt vaak onbedoeld teleurstelling wat zonde is in de samenwerking. Met de 4WC maak je afspraken op een slimme wijze ‘SMART’ en concreet. In de 4WC staat:

• Wie gaat,
• Wat doen,
• Waarom doen we dit (en waarom geven we hier prioriteit aan) en ten slotte,
• Wanneer is het af?
• Communicatie nodig met…

De C staat voor Communicatie. Managementteams zijn verantwoordelijk voor goede communicatie onderling en soms is het zo dat mensen buiten het team heel direct en bewust moeten worden meegenomen in besluitvorming. Dus wie moet er geïnformeerd worden over dit besluit en op welke wijze doen we dit? Zorg ervoor dat je ook dit weer glashelder gemaakt hebt.

Binnen het digitale samenwerken is het handig om de notulen direct op het scherm te laten plaatsvinden en de 4WC in te vullen waar iedereen bij is. Alle teamleden zien op die manier letterlijk wat is afgesproken en kunnen ter plekke eventuele vragen stellen.  Maar ook als je live met elkaar om tafel zit en een digitaal scherm in je ruimte tot je beschikking hebt, kun je de notulen live met elkaar vastleggen op deze wijze. Zo zorg je dat je nooit langs elkaar heen praat en precies weet wie met welke acties de deur uit gaat.

Kortom, met de 4WC maak je afspraken op een mooie en concrete manier SMART en glashelder.

Vrijheid binnen kaders

Bij het verder inhoudelijk aan de slag gaan met de 4WC is het goed om je als teamleider niet te veel met het ‘hoe’ te bemoeien. Wanneer je bijvoorbeeld met elkaar afspreekt dat Joost een bepaald voorstel uitwerkt of nadenkt over wat we gaan doen met de volgende kerstborrel, vertel dan wat je wilt dat Joost bereikt, waarom we het belangrijk vinden, maar laat het ‘hoe’ echt over aan Joost zelf. Geef vrijheid binnen de afgesproken kaders. Op het moment dat Joost vervolgens aankomt met voorstellen of plannen waarvan je denkt ‘nou, dat behoeft nog wel wat extra aandacht’, dan kun jij als teamleider Joost gaan coachen naar het gewenste niveau en naar passende voorstellen. Oftewel, stuur op het ‘wat’ en ‘waarom’, maar laat de ‘hoe’ aan je mensen over met Situationeel Leiderschap.

Werken met complete instemming (2)

Het tweede gedeelte van ‘commitment’ draait om werken met complete instemming, om de bewustwording en het draagvlak binnen het team, ofwel het echte samenwerken. Met onze werkvorm ‘Effectief vergaderen’ kun je er in eerste instantie voor zorgen dat daadwerkelijk iedereen gehoord is om vervolgens met een positieve mindset aan de slag te gaan. Dat betekent dat je samen haalbare verbetervoorstellen moet overeenkomen. Voor dit soort besluitvorming is het handig om met de BOB-methode via de beeldvormende fase en de oordeelvormende fase tot een besluit te komen.

Dit klinkt makkelijker dan het is, want als Nederlanders willen we graag allemaal overal wat van vinden. Het gevaar is dan ook dat we gaan ‘polderen’ rondom beslissingen. Ja, sommige dingen moet je echt samen doen en van sommige dingen moet ook iedereen wat vinden, maar zorg er ook dan voor dat je de beeldvormende, oordeelvormende en besluitvormende fase echt samen doorloopt waarbij er altijd één iemand een klap geeft op het besluit.

Ja, tenzij…

Voor het krijgen en behouden van commitment is het belangrijk om te werken en denken vanuit een mindset waarin verandering en vooruitgang mogelijk is. Dat betekent dat je er met z’n allen vanuit kunt gaan dat er in principe overal een ‘ja’ op wordt gegeven en dat je vooral wegblijft van het affikken van elkaars voorstellen. ‘Ja-maren’ moet dus zoveel mogelijk worden vermeden. Bekijk als MT alleen de eventuele bezwaren om ze ook daadwerkelijk uit de weg te werken. Vanuit die mindset kun je heel gericht elkaar aanmoedigen om ja te zeggen, en als er toch een probleem is, denken in oplossingen. Kortom, ga ervoor om een voorstel aan te nemen.

Consent methode

Deze manier van werken noemen we ook wel de ‘consent methode’. Het betekent vooral dat je met elkaar het commitment en de betrokkenheid wilt verhogen. Concreet kun je hiervoor de werkvorm ‘Besluitvorming met Consent’ gebruiken die je vindt in onze Toolbox voor Teamontwikkeling. Besef je hierbij dat het niet altijd de teamleider of de voorzitter van een vergadering is die de besluiten neemt. Net zomin is het de bedoeling dat iedereen het altijd maar overal mee eens is. Ook daarin zit een gevaar. Maar zorg ervoor dat het bij de consentmethode gaat om het weghalen van de bezwaren. En als je het hebt over besluitvorming rondom een bepaald onderwerp, wie geeft de definitieve klap? Zorg ervoor dat je helder hebt wie over welk onderwerp de eigenaar is, zodat besluiten daadwerkelijk genomen worden en 4WC’s kunnen worden gemaakt.

Begeleiding nodig bij het ontwikkelen van commitment?

Wil jij als leidinggevende of teamcoach onder begeleiding met het onderwerp ‘commitment’ aan de slag? Neem dan eens contact met ons op. Als onderdeel van onze ontwikkeltrajecten gericht op Teamontwikkeling, hebben wij een speciale trainingsdag rondom laag 3 van Lencioni ontwikkeld, waarin je als team met deze manier van besluitvorming gaat oefenen. In combinatie met coaching on the job kunnen wij jou en je team zo goed ondersteunen bij het ontwikkelen van deze cruciale laag in sterk teamwork.

Met inspirerende groet,

Annelies Rulkens-Zielman
Directeur/Eigenaar bij Inn-spiratie: team- en leiderschapsontwikkeling

Terug naar overzicht