Vijf lagen van Lencioni – #2 Constructieve conflicten

We houden als mens niet van conflicten. We gaan gedoe uit de weg, want we zien conflicten over het algemeen als iets negatiefs. Toch zijn constructieve conflicten binnen teams belangrijk voor een goede samenwerking. De laag ‘conflicten’ in de Piramide van Lencioni is dan ook een lastige, maar o zo essentiële laag om goed bij stil te staan. Met constructieve conflicten haal je namelijk écht waarde uit je team. Al die verschillende meningen zorgen er júist voor dat je gebruik kunt maken van alle kennis en ervaring aan tafel en dat je zo de beste besluiten kunt nemen. De plek waar idealiter constructieve conflicten plaatsvinden, is dan ook het teamoverleg. Denk aan het werkoverleg eens per week. Maar hoe krijg je het voor elkaar om positieve conflicten te voeren en uit te nutten? Lees verder om te leren wat nodig is voor een goed constructief conflict.

Uitspreken wat je voelt en wat je vindt

In de laag ‘constructieve conflicten’ gaat het in de context van teamwork om het uitspreken van wat je voelt en wat je vindt binnen groepsverband. Professionals durven zichzelf in 1-op-1 sessies vaak wel goed te uiten, maar vooral in een groep blijkt dat nog wel moeilijk. Hiervoor zijn namelijk 2 eigenschappen nodig: het vermogen om je als mens echt uit te spreken over wat je voelt en vindt en de bereidheid om dit ook echt te doen. Om het constructieve conflict ook echt aan te gaan.  

Het ‘vermogen’ om je uit te spreken

Om constructieve conflicten te voeren, moet je je kunnen en durven uitspreken. Het is voor iedere teamcoach of teamleider belangrijk om te realiseren dat dat niet voor iedereen in de groep even makkelijk is. Dit heeft alles te maken met het feit dat er binnen een goed uitgebalanceerd team extraverte types en introverte types werkzaam zijn. (Heb je nog geen zicht op die verdeling binnen jouw team? Dan kun je deze profielen identificeren met een MBTI-sessie.) Heb je bij een extravert type geen idee van wat hij of zij vindt? Dan heb je niet goed geluisterd. Heb je bij een introvert type geen idee van wat hij of zij vindt? In dat geval heb je het niet gevraagd! In organisaties waarbinnen het werk- en/of gesprekstempo heel hoog ligt, is het gevolg dat introverte types zich nogal eens laten ondersneeuwen. Zonde! Want hoewel zij misschien iets langer de tijd nodig hebben om hun gedachten te ordenen, mis je dan hun inspiratie, hun ideeën en hun intelligentie. Dus zorg ervoor dat je hen hoort.

Jouw verantwoordelijkheid als teamcoach of leider

Als teamcoach of teamleider is het jouw verantwoordelijkheid om iedereen in een teamoverleg goed uit de verf te laten komen. Dat kan op verschillende manieren. Zorg er bijvoorbeeld aan de ene kant voor dat er ruimte is voor (persoonlijke) reflectie binnen je team met de zachte steen. Maar het èchte verschil kun je maken door te zorgen voor de juiste voorbereiding. Met dat laatste kun je echt het verschil creëren in effectieve teamsessies.

Maak ten eerste altijd vergaderafspraken met betrekking tot de structuur en voorbereiding van een overleg. Alles valt of staat met een goede agenda met daarin duidelijk herkenbaar per agendapunt:

1. Doel van het agendapunt; wat wil je bereiken?
2. Soort; is het een brainstorm, is het ‘ter info’ of is het al een besluitstuk?
3. Achtergrondinformatie; zorg ervoor dat bijgaande stukken compleet en helder aangeleverd worden.
4. Tijd; hoe lang is er tijd voor dit onderwerp gereserveerd?
5. Eigenaar; wie is er verantwoordelijk voor dit onderwerp en zorgt er dus voor dat dit punt kwalitatief goed besproken kan worden?

Zorg ervoor dat de agenda tijdig gecommuniceerd wordt, dat ondersteunende stukken bijvoorbeeld minimaal 48 uur voorafgaand aan de vergadering beschikbaar moeten zijn op een centrale digitale plaats, zodat iedereen zich ook echt goed kan voorbereiden.

Op deze manier haal je veel meer waarde uit je overleg, omdat ook de input van de introverte types niet zal achterblijven. Het vermogen om je echt uit te spreken over wat je voelt en vindt, vergroot je al op het moment dat je de juiste vergaderafspraken maakt met betrekking tot de structuur en de voorbereiding van je teamoverleg.

De ‘bereidheid’ tot een constructief conflict

Naast het vermogen om jezelf uit te spreken, gaat het ook om de persoonlijke bereidheid tot het voeren van conflicten. Die bereidheid gaat dus ook over het hebben van moed; moedig zijn in de groep. Het kan namelijk best spannend zijn om een afwijkende mening te hebben of zelfs tegendraads te zijn. Het is aan jou als teamcoach of leider om deze constructieve conflicten aan te moedigen. Ga situaties niet ‘redden’ en ga geenszins conflicten sussen, maar moedig ze juist aan en laat in jouw gedrag en houding merken dat je het belangrijk vindt dat mensen dit openlijk doen en alles op tafel durven te leggen. Natuurlijk is het daarbij wel belangrijk dat iedereen op de bal blijft spelen en niet op de man. De bereidheid tot conflict is overigens groter naarmate collega’s elkaar meer vertrouwen. Is het vertrouwen binnen jouw team nog wat laag? Lees dan ook ons artikel over de eerste laag van de Piramide van Lencioni: Teamvertrouwen.

Jouw rol als gespreksleider

Probeer tijdens een overleg echt iedereen te horen. Het gaat erom dat je uiteindelijk niet alleen de mensen met de grootste mond hebt gehoord, maar dat alle personen aan tafel zich aan het einde van de bijeenkomst hebben uitgesproken. Iedereen in het team moet zich gehoord voelen. Om dit te bereiken kun je onze werkvorm ‘Effectief vergaderen’ toepassen. Gebruik de handige pdf om doeltreffend en zeer praktisch evenwicht en rust aan te brengen in je teamoverleg.

Een goed teamgesprek bestaat eigenlijk uit 2 fases, vóórdat je een besluit kunt nemen.

Fase 1: Stimuleer alle teamleden, ook diegenen met een sterke mening, om open vragen te stellen aan elkaar. Wat bedoelt de ander? Zorg ervoor dat mensen elkaar echt begrijpen.

Fase 2: Vervolgens kun je iedereen uitvragen op ‘wat vind je ergens van en waarom?’

Kortom, volg een gezond pad naar besluitvorming: eerst heb je de beeldvormende fase, dan de oordeelvormende fase en ten slotte bereik je de besluitvormende fase. Meer over de fases van besluitvorming lees je in dit artikel.

Ook zullen we in de volgende Inn-houd uitgebreid stil staan bij goede besluitvorming in de behandeling van de volgende laag in de Lencioni-piramide: Commitment!

Maar, het blijft spannend

Feit blijft uiteindelijk wel dat ‘je durven uitspreken’ soms gewoon heel spannend blijft. Je ziet dan bijvoorbeeld ook dat mensen geneigd zijn om te zeggen: “Ik ga over marketing en niet over financiën, dus ik bemoei me hier niet mee.” Maar wat je dan krijgt is dat we naast elkaar gaan werken in plaats van met elkaar. Natuurlijk mag het zo zijn dat teamlid A een meer beslissende rol heeft dan teamlid B, maar aan de andere kant is het vooral op managementniveau heel belangrijk om continu met elkaar in gesprek te blijven over álle onderwerpen. Dus ook de onderwerpen die wat verder van je af staan.

Wanneer er voorstellen door collega’s gedaan worden, word jij geacht goed na te denken over de impact op jouw eigen afdeling of werkveld. Denk daar dus goed over na en kijk met een positieve mindset naar de voorstellen die komen. We zeggen “ja, mits” in plaats van dat we mensen oeverloos elkaar gaan laten overtuigen.

2 tips om jullie teamgesprek goed voor te bereiden:

1. Welke impact heeft dit voorstel op ‘jouw afdeling/werkveld’?
2. Wat is er nodig om akkoord te kunnen gaan met dit voorstel?

Vraag alle teamleden om dit zo voor te bereiden en je zult merken dat men veel beter voorbereid en proactief in gesprek gaat. Niet voorbereid? Dan praat je dus ook niet mee…

Verdeelde meningen als waarde van je team

Kortom, constructieve conflicten gaan over de bereidheid en het vermogen om je echt uit te spreken over wat je voelt en wat je vindt binnen een groep. Dit kun jij als teamcoach of leider stimuleren door aan de ene kant aandacht te besteden aan de voorbereiding en structuur van teambijeenkomsten. En aan de andere kant kun je tijdens het gesprek of constructieve conflict ook stimuleren dat mensen zich echt uitspreken. Voel je er comfortabel bij dat niet iedereen het altijd met elkaar eens is en realiseer je dat daar juist de waarde van samenwerken zit. Dat je van al die verschillende mensen hun meningen juist op tafel krijgt. Zorg ervoor dat iedereen gehoord is voordat je van beeldvorming naar oordeelsvorming overgaat. Want zodra iedereen zich gehoord voelt, eventuele bezwaren goed getackled zijn en er uiteindelijk een helder besluit genomen wordt, dan kunnen mensen er over het algemeen prima mee leven als ze hun zin niet krijgen.

Begeleiding nodig bij het voeren van constructieve conflicten?

Wil jij als leidinggevende of teamcoach onder begeleiding met het onderwerp ‘constructieve conflicten’ aan de slag? Neem dan eens contact met ons op. We kunnen jullie helpen met een workshop op locatie of interim ondersteunen bij het optimaliseren van teamwork.

Met inspirerende groet,

Annelies Rulkens-Zielman
Directeur/Eigenaar bij Inn-spiratie: team- en leiderschapsontwikkeling

Terug naar overzicht